【エナジー光豆知識】いまさら聞けない!?メールのCCとBCCの違いってなに?
「携帯やスマホでメールを打ったことはあるけど、パソコンでは打ったことがない」という方はいらっしゃるでしょうか？
メールはインターネットの最も原始的ともいえる使用法です。インターネットと言うものができた当初Windowsはおろかメール用のソフトもなく、画面にコマンド(命令)を入力してメールを送っていました。
そんな原始的な状況でも、世界中のどこへでもタダで手紙を書ける。しかもそれが瞬時に届く。手紙は郵便で出すのが当たり前だった時代にこのことはものすごく画期的なことだったのです。
そんな昔からある電子メール、といってもほんの数十年まえのことですが、今や当たり前になりすぎていて、細かいことは意外と知られていないのではないでしょうか。今回はそんな電子メールの知恵袋を紹介しましょう。
電子メールアドレスは今や必須
いきなりでびっくりするかもしれませんが、電子メールアドレスは「個人情報」です。持ち主がはっきりしているため個人を特定できる情報だからです。電子メールアドレスのこうした特性を利用して、インターネットの会員制のサイトのログインIDなどに利用されるようになりました。いまや銀行も現金の引き出し以外は、インターネットですべての用ができるようになっていますがこの際も個人を特定するものの最初に来るのがIDとともに電子メールアドレスです。
このようにメールアドレスは非常に重要な役割を持っており、インターネットの黎明期のような気軽さとはまた違った重みがもたされるようになってきました。ネット上で買い物も振込も、納税も行うようになってきている現代では、「電子メールアドレス忘れた」とか「私、持ってない」とかでは済まされなくなってきています。
できれば、エナジー光に入ってしっかりとした「メインの電子メールアドレス」を持つようにしたいものです。
電子メールの仕組みを復習しよう
郵便で運ばれてくる手紙は、あなたの家のポストに直接とどきます。それは、出した人がちゃんと封をしていれば、途中で開封されることなく届いたことがわかりますね。
ところで、電子メールは誰からものぞかれることなく直接あなたの手元の端末に届くのでしょうか。実際に見るのはパソコンや携帯・スマホの画面でしか見られませんから、見かけは自分の端末に直接届いたと思いますよね。ところが実際は違うのです。
あなたが端末で打ったメールは、まずあなたのプロバイダのメールサーバーに送信されます。つぎにプロバイダのメールサーバーは相手の宛先のメールサーバーにメールを送信します。
相手の宛先の方は、メールサーバーにアクセスすると自分にメールが来ていることがわかりますから、自分でサーバーからメールを取り出すということをしているのです。
つまり電子メールは出した人、出した人が接続しているプロバイダのメールサーバー、相手の宛先の人が接続しているメールサーバー、相手先の端末、4つの場所を経由しているのです。
何が言いたいかというと、電子メールは他人に見られる可能性がゼロではないということです。このことを念頭においておきましょう。
電子メールのお作法とは
電子メールは最近の通信方法なので昔からのお作法がないと思われがちでしたが、お作法的なものもできてきました。おおむね以下のようなことに気を付ければよいでしょう。
- まずは自分の差出人名がだれからかわかるようにメールソフトを設定してください。アドレスだけではだれから来たメールなのか直ちにわからない場合があります。
- 件名は何の要件なのか簡潔に書きましょう。「返信」をすると最初に「Re:」と着きますが、それだけでは丁寧さを欠くような場合もあります。その時はきちんと件名を編集するのが良いお作法です。
- 本文の最初には相手先の所属と氏名と敬称を正確に書きましょう。親しい間柄ならそこまで硬くならなくてもよいですが、ここで間違えてしまうと電子メールという気軽に出せる手紙であるだけに、相手に軽く見られていると思われてしまいます。また、署名（シグニチャー）を設定しておけば自動的に最後に自分の名前と連絡先が入ります。
- 記号の多用は避けましょう。きちんとしたメールでは顔文字や「！」「？」などは使わないようにしましょう。
- 文章はなるべく簡潔に書きます。画面に収まらないような長文は書きません。長文を送る場合は、Wordなどのワープロソフトで作成して添付しましょう。
- 返事は24時間以内に書きましょう。もし無理な時はあとから電話する、あるいは後で改める旨の短いメッセージでもよいです。
- 返事を返信ボタンで出すと、相手の書いた内容をそのまま送り返すことになります。基本的に失礼にあたりますから、なるべく編集しましょう。
まとめると要するに、相手がどのような印象を持つかが大事です。相手の気持ちを想像して書くようにしましょう。
電子メールによる情報の共有～気を付けたほうが良いこと
電子メールで写真を送ることを「写メ」といいこれもすっかり定着しました。いまやLINEで写真を送っても「写メ」で通じます。このように電子メールは手軽な情報共有方法として最も使われる手段の一つですね。
ただ、いい情報があって共有しようとしても、電子メールはあまり大きなデータを送信することができません。プロバイダの設備や仕様にもよるのですがだいたい20MB～25MBが一般的です。それに大きいデータは先方が受け取ったときに見るまでに非常に長い時間がかかってしまう場合があるため、迷惑をかけることになります。
なので、電子メールに添付するデータは３MBまでなどという記述も見かけたりします。あまり大きなデータを添付しないのがスマートでかっこいいのではないでしょうか。
電子メールのCCとBCCの違いについて
さて、やっと本題に入りました。「CC」と「BCC」の違いについて解説しましょう。
「CC」とは「カーボンコピー」の略です。「CC」には「To」同様宛先を入れます。
このメールの内容を同時に知ってほしい人のメールアドレスを入れます。だれに同時に送ったのかは宛先の人にも知られます。
「CC」で来たメールは、「念のためにあなたにも送ります。返信は不要です。」という意味です。
一方「BCC」とは「ブラインドカーボンコピー」の略です。「BCC」にもこのメールの内容を同時に知ってほしい人のメールアドレスを入れるのですが、これはだれに同時に送ったのかは宛先の人には知らされません。
交渉相手との交渉途中のメールを仲間内の関係者と共有したい時など「BCC」が使えます。また、相手の携帯のメールアドレスにも同時に送りたいという場合にも便利です。
まとめ
今回はエナジー光からのインターネット豆知識としてメールに関してのあれこれをご紹介してきましたが、電子メールの仕組みや、コミュニケーション方法については意外と知られていないようです。
最近ではLINEなどのチャットツールでコミュニケーションをとることが多くなったためで、メールを出す機会も減ってきているせいかもしれません。しかしビジネスや仕事上での電子メールの重要性は増しているようにも思えます。
これからは、SNSと電子メールは上手な使い分けが重要になってくるでしょう。
またエナジー光ではオプションで契約可能な「リモートサポート」や「まるごと設定サポート」などもありますので、パソコンの不慣れな方でもメールの設定や不明なことをすぐに解決できます。
エナジー光で快適な通信速度を得た次のステップは積極的にメールなども使ってインターネットを楽しんでいただきたいですね。
